Ohje email-kirjeenvaihtoon
Repola-Seuran Internet-projekti suosittelee historiatoimikunnalle (ja hallitukselle) emailitse tapahtuvaan
tiedonvaihtoon liitetiedostojen välttämistä, mutta mikäli
on pakko lähettää muotoiltua tekstiä sisältäviä
dokumentteja, toivotaan niiden olevan Microsoft Word Rich Text Format muotoisina.
RTF:n hyötyjä:
- siirtyy eri Word versioista toiseen kivuttomammin
- vie tilaa huomattavasti vähemmän kuin DOC
- ei siirrä makroviruksia
- sisältää kaikki tavallisessa kirjeenvaihdossa tarvittavat ominaisuudet
Emailitse voidaan lähettää mm.
- kokouskutsut
- kokousten esityslistat
- kokouspötäkirjat
- ym.
Asiakirjojen lähettämisestä sähköpostitse löytyy
hyvä laaja suositus Suomen Valtionhallinnon Juhta-työryhmän dokumentissa
JHS 132.
Tavallinen kirje menee perille Venäjälle parissa viikossa. Perillemeno on
epävarmaa. Emailin siirtymisaika lasketaan minuuteissa, useimmiten alle minuutissa.
Emailin käyttö voi tehostaa toimikuntien ja elimien toimintaa merkittävästi!
Emailitse voidaan neuvotella asioista, joihin muuten tarvittaisiin kokous (ehkä kalliine
matkustuspalkkioineen).
|
Kuinka teen RTF-dokumentin?
Kun teksti on valmis tekstinkäsittelyohjelmassa (Microsoft Word), valitset talletusvalikosta
"Tallenna nimellä..." (Save As). Avautuvasta dialogista valitaan "Tallenna
tiedosto muodossa..." (Save Format tms.) valinnaksi RTF. Painetaan OK nappia ja sinulla on
levyllä document.rtf niminen tiedosto. Tämän voit lisätä attachilla mailiin.
|
Kuinka lisään mailiin liitetiedoston?
Mailiohjelmassasi on toiminto Liitä tiedosto tai Attach. Avautuvasta valikosta
voit hakea tiedostosi tietokoneesi tiedostojen hakemistopuusta.
Monissa mailiohjelmissa attachin voi lisätä yksinkertaisesti drag/dropilla.
|
Tietoturvasta
Jos dokumentit ovat ei-julkista tavaraa, ne tulisi salata. Yksi hyvä salausmenetelmä
on PGP.
Tästä tullee lisää infoa jatkossa.
|
Pääsivu