Ohjeita sähköpostien kirjoittamiseen

Repola-Seuran Internet-projekti suosittelee historiatoimikunnalle (ja hallitukselle) emailitse tapahtuvaan tiedonvaihtoon liitetiedostojen välttämistä, mutta mikäli on pakko lähettää muotoiltua tekstiä sisältäviä dokumentteja, toivotaan niiden olevan Microsoft Word Rich Text Format -muotoisina.

RTF-muodon hyötyjä

• siirtyy eri Word versioista toiseen kivuttomammin
• vie tilaa huomattavasti vähemmän kuin DOC
• ei siirrä makroviruksia
• sisältää kaikki tavallisessa kirjeenvaihdossa tarvittavat ominaisuudet

Sähköpostitse voidaan lähettää mm.

• kokouskutsut
• kokousten esityslistat
• kokouspötäkirjat
• ym.

Asiakirjojen lähettämisestä sähköpostitse löytyy hyvä laaja suositus Suomen Valtionhallinnon Juhta-työryhmän dokumentissa JHS 132.

Tavallinen kirje menee perille Venäjälle parissa viikossa. Perillemeno on epävarmaa. Emailin siirtymisaika lasketaan minuuteissa, useimmiten alle minuutissa. Emailin käyttö voi tehostaa toimikuntien ja elimien toimintaa merkittävästi! Emailitse voidaan neuvotella asioista, joihin muuten tarvittaisiin kokous (ehkä kalliine matkustuspalkkioineen).

Kuinka teen RTF-dokumentin?

Kun teksti on valmis tekstinkäsittelyohjelmassa (Microsoft Word), valitset talletusvalikosta "Tallenna nimellä" (Save As). Avautuvasta dialogista valitaan "Tallenna tiedosto muodossa" (Save Format tms.) valinnaksi RTF. Painetaan OK nappia ja sinulla on levyllä document.rtf niminen tiedosto. Tämän voit lisätä attachilla mailiin.

Kuinka lisään sähköpostiin liitetiedoston?

Sähköpostiohjelmassasi on toiminto "Liitä tiedosto" tai "Attach". Avautuvasta valikosta voit hakea tiedostosi tietokoneesi tiedostojen hakemistopuusta.

Monissa mailiohjelmissa attachin voi lisätä yksinkertaisesti drag/dropilla.

Tietoturvasta

Jos dokumentit ovat ei-julkista tavaraa, ne tulisi salata. Yksi hyvä salausmenetelmä on PGP.